Como aumentar la velocidad de Outlook en 4 sencillos pasos

"...Hace ya tiempo que instalé y comencé a trabajar con Microsoft Outlook. Todo ha funcionado bien siempre, pero hace algún tiempo, parece tener un funcionamiento más lento de lo normal..."

Este es el caso de muchos usuarios que día tras día, abren su Outlook y se ven inmersos en la rutina cotidiana y no hacen nada por optimizar el funcionamiento de su gestor de correo electrónico. El motivo principal (puede que no el único), es la saturación por tamaño, del archivo donde Outlook guarda todos sus secretos... vamos... todas las carpetas de correos, tareas, , notas, calendarios, etc.

El archivo en cuestión tiene el mismo nombre que la cuenta de correo electrónico, pero con extensión .pst . En cuanto a su ubicación, cambia dependiendo de si trabajamos con Office 2007, 2010 o 2013.

Outlook 2003 y 2007:
C:\Documents and Settings\Usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Outlook.pst

Outlook 2010 y 2013:

C:\Users\Usuario\Documents\Archivos de Outlook\nombre_correo@dominio.pst

Este archivo con extensión .pst (ya sea de una versión u otra), va acumulando datos con el tiempo (correos, notas, citas de calendario, etc.) y por lo tanto va aumentando de tamaño. La cuestión es que cuando supera los 2 GB el archivo ya no puede funcionar de forma óptima y se hace más lento el acceso a él por parte de Outlook. Por tanto, principalmente, tenemos 2 opciones:

OPCIÓN 1) Compactar el archivo

Esta opción es la primrea que debemos ejecutar si no lo habíamos hecho. Outlook dispone de una herramienta que reodena y optimiza el espacio que ocupan los distintos elementos dentro de ese archivo .pst. Para acceder a dicha utilidad, debemos hacer click con el botón derecho del ratón encima de "Carpetas personales" (si tenemos Outlook 2003-2007)

o bien en "NombreCorreo" (si estamos en Outlook 2010-2013) ... todo ello en el panel de navegación de la izquierda.

...en ambos casos, hacemos click en la opción "Propiedades" del menú emergente y obtendremos un cuadro de diálogo:

...donde hacemos click en "Avanzadas..." y tendremos el siguiente cuadro:

... donde haremos click en "Compactar ahora".

OPCIÓN 2) Desactivar las RSS

Casi nadie utiliza las RSS (lector de feeds), pero Outlook está conectado por defecto a los canales RSS de Internet Explorer y utiliza recursos para ello. Por lo tanto, una opción es desactiviarlo desde Archivo / Opciones / Avanzado:

OPCIÓN 3) Utilizar "Autoarchivar"

Esta opción, lo que hace es dividir el archivo en dos partes. Lo hace eliminando del archivo .pst que tenemos saturado, todos aquellos elementos y correos anteriores a una fecha que nosotros determinamos... y los pone en un archivo que llamará "archive.pst".

El resultado es que tendremos nuestra carpeta de siempre "NombreCorreo" con todas su estructura de  subcarpetas (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Elementos eliminados, etc...) pero más pequeña y ágil que antes y además otra carpeta llamada "Archive" con una estructura de subcarpetas similar... pero que contienen los elementos más antiguos (anteriores a la fecha que hemos determinado):

La función autoarchivar, se pude configurar para que este traspaso de datos desde nuestra carpeta, hasta la carpeta "Archive", se haga de forma automática cada x días.

Para realizar todo lo comentado hasta ahora, debemos ir a "Archivo / Opciones / Avanzado y entonces hacer click en "Configuración de autoarchivar..."

y obtendremos...

Donde vemos que con esta configuración, se ejecuta diariamente "Autoarchivar" y mueve los elementos más antiguos de 6 meses, a una ubicación elegida por nosotros. Si esta ubicación es un sitio de almacenamiento online, tendremos de esta forma una copia de seguridad constante de los archivos antiguos.

Antes de hacer click en "Aceptar" es recomendable dar al botón "Aplicar esta configuración a todas las carpetas", para asegurarnos de que todas se moverán a "Archive" (a veces, hay carpetas que, por defecto NO están configuradas para ser "autoarchivadas").

Con esta configuración NO SE ELIMINA NADA, aunque veamos una casilla activada con el título de "Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico)"

Cuando queremos consultar un correo antiguo, sólo debemos hacer click en la carpeta adecuada, dentro de Archive... y tendremos acceso a él:

OPCIÓN 4) Utilizar "Limpieza de buzón"

Outlook dispone de una herramienta que ofrece 3 posibilidades muy fáciles de utilizar y a la que se puede acceder desde el menú Herramientas / Limpieza de buzón (si tenemos Outlook 2007), o bien desde Archivo / Información / Herramientas de limpieza (si tenemos Outlook 2010 o 2013):

1. Buscar correos (u otros elementos) que tengan un cierto tamaño y, si podemos prescindir de ellos, los eliminamos.
2. Ejecutar de forma forzada la utilidad Autoarchivar (que hemos explicado en la OPCIÓN 3) aunque aquí no hay posibilidades de configurar nada y cuando ejectuamos esta opción...¡Cuidado! lo hacemos con las configuraciones que teníamos anteriormente.
3. Vaciar la carpeta de elementos eliminados (la papelera de Outlook).